Hyppää sivun sisältöön

Tietosuoja- ja rekisteriseloste

1. Rekisterin nimi

Helsingin Invalidien Yhdistys ry:n Avustajavälityksen asiakasrekisteri.

2. Rekisterinpitäjä

Helsingin Invalidien Yhdistys ry
Avustajavälitys
Voudintie 6
00600 Helsinki
Y-tunnus: 0116483-2

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Pirjo Virtaintorppa
pirjo.virtaintorppa@hiy.fi
Voudintie 6
00600 Helsinki

4. Miksi keräämme henkilötietoja ja mihin käytämme niitä

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakassuhde asiakkaan ja Helsingin Invalidien Yhdistys ry:n välillä henkilökohtaisen avun palvelujen tuottamiseksi.

Asiakkaasta kerättyjä henkilötietoja käytetään:

  • asiakkaan tilaaman henkilökohtaisen avun palvelun suunnitteluun, järjestämiseen, toteuttamiseen ja seurantaan
  • asiakassuhteen ylläpitoon ja kehittämiseen
  • asiakastyytyväisyyskyselyiden toteutukseen
  • palveluistamme tiedottamiseen
  • analyysien ja raporttien toteutukseen
  • koulutuksiin tai muihin tapahtumiin osallistumiseen ja niistä tiedottamiseen.

5. Mitä tietoja keräämme

Tallennamme asiakkaasta seuraavia tietoja:

Perustiedot

  • etu- ja sukunimi
  • sukupuoli
  • syntymävuosi.

Yhteystiedot

  • kotiosoite
  • ovikoodi
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero.

Tallennamme myös tiedon siitä, toivooko asiakas yhteydenottoja puhelimitse, tekstiviestitse vai sähköpostitse.

Avustamista koskevat tiedot

  • avustamisen kannalta oleelliset tiedot työympäristöstä, työtehtävistä sekä mahdollisesti käytössä olevista apuvälineistä
  • toiveet avustajasta
  • asiakasta avustaneiden henkilöiden nimet
  • palvelusetelin numero, avustustuntimäärä ja voimassaoloaika
  • asiakkaan tekemät palvelutilaukset
    • alkamis- ja päättymisaika
    • alkamis- ja päättymissijainti
    • muut asiakkaan antamat lisätiedot
    • avustajan nimi.

Muut tiedot

  • asiakkaan nimeämän edunvalvojan, lähiomaisen tai muun vastaavan yhteyshenkilön nimi sekä hänen puhelinnumeronsa tai sähköpostiosoitteensa
  • asiakkaan kanssa käydyn viestinnän ja kotikäyntien perusteella kirjoitettavat muistiinpanot, joihin voidaan tallentaa palvelun tarjoamisen kannalta oleellisia asiakkaan kertomia tietoja
  • asiakassuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärä sekä päättymisen syy
  • palvelusopimuksen tiedot
  • palvelusuunnitelman tiedot
  • mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt rekisterin tarkoitukseen liittyvät tiedot.

Kaikki yllä luetellut tiedot eivät ole pakollisia, vaan tallennamme vain palvelun tarjoamisen kannalta tarvittavat tiedot, joilla pidämme huolta palvelun toteutuksesta ja laadusta. Tarvittaessa asiakas voi pyytää tietojensa korjaamista tai poistamista (ks. jäljempänä oikaisu- ja poisto-oikeus).

6. Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja

Keräämme asiakasta koskevat henkilötiedot suoraan asiakkaalta itseltään hänen kanssaan käymissämme tapaamisissa, puheluissa ja sähköisessä viestinnässä.

Voimme kerätä henkilötietoja myös asiakkaan nimeämältä edunvalvojalta, lähiomaiselta tai muulta vastaavalta yhteyshenkilöltä.

Palveluseteleitä koskevat tiedot keräämme palse.fi-järjestelmästä.

7. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

8. Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja

Säilytämme henkilötietoja rekisterissä, kunnes peruste niiden säilyttämiselle päättyy. Säilytysaikojen suhteen noudatamme kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä ja sopimuksia.

9. Miten suojaamme rekisterissä olevat tiedot

Manuaalisia aineistoja säilytämme lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen nimetyillä henkilöillä.

Sähköiset aineistot on tallennettu tietojärjestelmään, johon on pääsy vain Helsingin Invalidien Yhdistys ry:n työntekijöillä, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakkaan tietoja.

Kaikilla rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsittelevillä henkilöillä on järjestelmään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat ja heitä sitoo vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus, joka säilyy myös työsuhteen päättymisen jälkeen.

Tietojärjestelmät ja niiden varmuuskopiot ovat asianmukaisilla teknisillä keinoilla suojattuja ja sijaitsevat lukituissa tiloissa. Henkilötietoja käsitellään salatun verkkoyhteyden kautta.

10. Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on henkilötietolain mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjeitse osoitteeseen:

Helsingin Invalidien Yhdistys ry
Avustajavälitys
Voudintie 6
00600 Helsinki

Tai sähköpostitse:

toiminnanjohtaja@hiy.fi

Tarkastuspyynnössä tulee mainita, että pyyntö koskee Helsingin Invalidien Yhdistys ry:n Avustajavälityksen asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja.

Voimme pyytää tarkentamaan pyyntöä ja varmistamaan pyynnön esittäjän henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä.

11. Oikaisu- ja poisto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus oikeus pyytää virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista sekä oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä laissa säädetyin perustein.

Avustajavälityksellä voi kuitenkin olla lakiin perustuva oikeus tai velvollisuus käsitellä henkilötietoja myös asiakkuuden päättymisen jälkeen.

12. Siirto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus saada Avustajavälitykselle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Viimeksi päivitetty 26.8.2021