Hyppää sivun sisältöön

Tietosuoja- ja rekisteriseloste

1. Rekisterin nimi

Helsingin Invalidien Yhdistys ry:n Avustajavälityksen työntekijärekisteri.

2. Rekisterinpitäjä

Helsingin Invalidien Yhdistys ry
Avustajavälitys
Voudintie 6
00600 Helsinki
Y-tunnus: 0116483-2

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Pirjo Virtaintorppa
pirjo.virtaintorppa@hiy.fi
Voudintie 6
00600 Helsinki

4. Miksi keräämme henkilötietoja ja mihin käytämme niitä

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on työsuhde työntekijän ja Helsingin Invalidien Yhdistys ry:n välillä.

Työntekijästä kerättyjä henkilötietoja käytetään:

  • henkilötietojen ylläpitoon ja hallintaan
  • palkka-, poissaolo- ja työaikatietojen ylläpitoon, seurantaan ja hallintaan
  • henkilöstö- ja palkkahallinnon työnantajavelvoitteiden hoitamiseen
  • työtapaturmatietojen keräämiseen ja käsittelyyn
  • koulutus- ja osaamistietojen hallintaan
  • työvuorojen suunnitteluun
  • palkanmaksuun
  • koulutuksiin tai muihin tapahtumiin osallistumiseen ja niistä tiedottamiseen
  • analyysien ja raporttien toteutukseen.

5. Mitä tietoja keräämme

Tallennamme työntekijästä seuraavia tietoja:

Perustiedot

  • etu- ja sukunimi
  • sukupuoli
  • syntymävuosi
  • henkilötunnus
  • kansalaisuus
  • valokuva henkilökorttia varten.

Yhteystiedot

  • kotiosoite
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero.

Avustaminen

  • avustamisen kannalta oleelliset tiedot työympäristöä ja työtehtäviä koskevat rajoitukset sekä mahdollinen apuvälineosaaminen
  • aiempi työkokemus
  • koulutustausta
  • kielitaito
  • toiveet työmäärästä
  • toiveet työssäkäyntialueesta
  • toiveet asiakkaista

Työsuhde

  • työsuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärä sekä päättymisen syy
  • toteutuneet ja perutut työvuorot
  • tuntipalkka lisineen
  • tilinumero
  • verotus-, palkka- ja ansiotiedot
  • ammattiyhdistysjäsenyys
  • lomat ja poissaolot
  • työtapaturmiin liittyvät tiedot
  • työsuorituksien arvioinnit.

Muut tiedot

  • työntekijän kanssa käydyn viestinnän perusteella kirjoitettavat muistiinpanot, joihin voidaan tallentaa työvuorojen suunnittelun ja tarjoamisen sekä työnteon kannalta oleellisia työntekijän itse kertomia tietoja
  • ansioluettelo ja muut työntekijän työhakemuksessa kertomat tiedot
  • mahdolliset muut työntekijän suostumuksella kerätyt rekisterin tarkoitukseen liittyvät tiedot.

Kaikki yllä luetellut tiedot eivät ole pakollisia, vaan tallennamme vain työsuhteen hoitamisen ja työn tekemisen kannalta tarvittavia tietoja. Tarvittaessa työntekijä voi pyytää tietojensa korjaamista tai poistamista (ks. jäljempänä oikaisu- ja poisto-oikeus).

6. Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja

Keräämme työntekijää koskevat henkilötiedot suoraan työntekijältä itseltään hänen lähettämästään työhakemuksesta sekä hänen kanssaan käymissämme tapaamisissa, puheluissa ja sähköisessä viestinnässä.

Voimme saada tietoja myös esimerkiksi verohallinnolta tai ulosotosta.

7. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

8. Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja

Säilytämme henkilötietoja rekisterissä, kunnes peruste niiden säilyttämiselle päättyy. Säilytysaikojen suhteen noudatamme kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä ja sopimuksia.

9. Miten suojaamme rekisterissä olevat tiedot

Manuaalisia aineistoja säilytämme lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen nimetyillä henkilöillä.

Sähköiset aineistot on tallennettu tietojärjestelmiin, joihin on pääsy vain Helsingin Invalidien Yhdistys ry:n työntekijöillä, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä työntekijän tietoja.

Kaikilla rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsittelevillä henkilöillä on järjestelmään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat ja heitä sitoo vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus, joka säilyy myös työsuhteen päättymisen jälkeen.

Tietojärjestelmät ja niiden varmuuskopiot ovat asianmukaisilla teknisillä keinoilla suojattuja ja sijaitsevat lukituissa tiloissa. Henkilötietoja käsitellään salatun verkkoyhteyden kautta.

10. Tarkastusoikeus

Työntekijällä on henkilötietolain mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjeitse osoitteeseen:

Helsingin Invalidien Yhdistys ry
Avustajavälitys
Voudintie 6
00600 Helsinki

Tai sähköpostitse:

toiminnanjohtaja@hiy.fi

Tarkastuspyynnössä tulee mainita, että pyyntö koskee Helsingin Invalidien Yhdistys ry:n Avustajavälityksen avustajarekisterissä olevia henkilötietoja.

Voimme pyytää tarkentamaan pyyntöä ja varmistamaan pyynnön esittäjän henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä.

11. Oikaisu- ja poisto-oikeus

Työntekijällä on oikeus oikeus pyytää virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista sekä oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä laissa säädetyin perustein.

Avustajavälityksellä voi kuitenkin olla lakiin perustuva oikeus tai velvollisuus käsitellä henkilötietoja myös työsuhteen päättymisen jälkeen.

12. Siirto-oikeus

Työntekijällä on oikeus saada Avustajavälitykselle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Viimeksi päivitetty 26.8.2021